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Gestion des centres d’archives

Gestion des centre d'Archives

Les centres d'archives exigent un mode de gestion adapté à la mission qu'ils remplissent. En quoi cette mission influence-t-elle la gestion ? Comment les archivistes voient-ils leur mandat de gestionnaires ? Comment l'exercent-ils ? Riches d'une longue expérience dans la gestion et l'utilisation de centres d'archives Gisco Systems vous proposes ces solutions

Les avantages

  • Connaitre d’avance votre budget annuel d’archivage et en lissant vos coûts de fonctionnement
  • Réaliser de substantifique économies.
  • La gestion de vos archives physiques par une équipe d’archivistes tous expérimentés, rapides et efficaces.
  • Améliorer le rendement de votre personnel, libéré des tâches ingrates de gestion internes et compliquée des archives.
  • Et surtout, en n’ayant plus vos archives sur votre site de production, vous ne craindrez plus les fuites indiscrètes qui remettaient en cause la confiance de vos clients !

Solution Archivage de documents et Externalisation d’archives

  1. Audit d’évaluation
  2. Opérations sur site
  3. Transfert et Stockage d’archives
  4. Gestion et Exploitation
  5. Conservation, Recherches et Destruction
 

AUDIT DÉVALUATION

un audit d’évaluation gratuit auprès des responsables et/ou collaborateurs délégués qui lui permettra :

  1. De découvrir et s’imprégner des méthodes de travail de l’entreprise, rencontrer les différents intervenants dans le cycle d’archivage, et comprendre les besoins de chaque service.
  2. D’établir un plan d’archivage en recensant les familles de documents à traiter (Expertises clients : Dossiers Annuels, dossiers Permanents, Juridiques. Mais aussi les archives comptables et sociales propres à l’entreprise…) et d’en déterminer les durées de conservation légales et/ou internes. Il estimera les volumes et les fréquences de consultations des archives à externaliser. Enfin, il localisera les archives pouvant faire l’objet d’une destruction immédiate.
  3. De déterminer les moyens humains et logistiques les plus adaptés à mettre en place.
  4. Enfin, après une synthèse de ces éléments, effectuer un métrage précis afin d’établir un devis personnalisé.

Gestion des archives physiques et leur exploitation

Lorsque toutes les étapes de délocalisation des archives physiques seront terminées, commencera alors un processus d’exploitation qui se résumera ainsi :

  1. La production d’un procès verbal d’inventaire papier et/ou électronique, fournit à Mr X. et/ou à toutes les personnes habilités.

  2. Les recherches ou consultations avec sorties et réintégrations de documents. Elles ne sont accordées qu’après contrôle strict des habilitations.

  3. La mise à disposition des pièces, consultables sur place ou livrées par transport, ou encore, envoyées électroniquement pour les documents dématérialisés.

Opérations sur site pour l’archivage des documents

A la date convenue, Gisco Systems pourra alors intervenir pour les opérations sur site qui consisteront en :

  1. L’analyse, le tri, le classement et l’inventaire des documents en application du plan d’archivage précédemment établi.
  2. L’indexation des documents afin d’en permettre la localisation.
  3. La mise en conteneurs normalisés (cartons fournis) avec codification anonyme.
  4. Le transfert progressif des conteneurs vers les véhicules de transports anonymes 
  5. Un bon d’enlèvement remis à Mr X. et qui clos notre intervention sur site.

Transfert et Stockage d’archives vers
un centre sécurisé

Après l’enlèvement des conteneurs, Gisco Systems en assurera le transfert vers un entrepôt répondant aux normes de sécurité contre l’intrusion, l’incendie et les inondations.

Les containers seront positionnés en rayonnages de manière aléatoire afin de garantir une totale confidentialité. Leur « adresse de localisation » sera saisie informatiquement et un ultime contrôle de positionnement interviendra alors par le biais d’outils de gestion et de contrôle de l’information. Les archives de Mr X. pourront alors commencer leur nouvelle vie.

Après la conservation des archives, advient la Destruction des archives

Après que la durée de conservation des archives soit écoulée (comme convenu dans le plan d’archivage) interviendra alors la destruction.

Celle-ci ne pourra se faire qu’après validation écrite de Mr X. Elle sera exécutée de manière confidentielle et sécurisée, et aboutira à la production d’un certificat de destruction et d’un inventaire des archives détruites.

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