Audit, Conseil & Expertise

Accéder instantanément à vos documents

Sécuriser & contrôler l’accès à vos informations

Trop souvent confondues avec la documentation, les archives sont définies par la Loi n° 88-09 du 26 janvier 1988 relative aux archives nationale dans ses articles 2 et 3 comme suit :

« les documents d’archives sont, des documents contenant une information, quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, , produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

les 3 types d’archives physiques :

  • Les archives courantes qui concernent l’ensemble des documents relatifs aux affaires dites courantes
  • Les archives intermédiaires qui ne sont plus courantes, mais restent tout de même consultables de manière ponctuelle. C’est pourquoi, elles doivent être conservées selon leur durée légale de conservation spécifique. Après avoir satisfait aux obligations légales, ces archives peuvent être détruites
  • Les archives définitives sont des documents conservés de manière définitive, c’est à dire sans limitation de durée. Ce dernier type d’archive concerne donc la conservation du patrimoine et de l’histoire de l’entreprise

Pourquoi externaliser la gestion de vos archives

  • Gagnez de l’espace : désengorger vos salles archives pleines et libérer des espaces de travail
  • Concentrez-vous sur votre cœur du métier : Notre but est de vous faire gagner en productivité en vous laissant se concentrer sur vos métiers et réaliser vos objectifs budgétaires.
  • Faites des économies : La conservation d’un mètre linéaire d’archives externalisées coûte beaucoup moins cher chez un prestataire qu’en interne, nos experts archivistes vous apportent en plus leurs conseils afin d’optimiser les volumes de stockage en éliminant les archives arrivées à leur fin de cycle échéance légale,
  • Renforcez la sécurité de vos archives : nos experts archivistes vous aident à renforcer la sécurité de vos documents et archives, en veillant à une traçabilité des accès aux archives et aux entrées-sorties pour consultation ; 
  • Profitez de l’expertise d’un Professionnel : notre démarche projet basée sur une  approche d’écoute et de conseil va vous permettre la mise en place d’une stratégie documentaire faible et efficace, une optimisation de la gestion des archives conservées et éliminées, une meilleure traçabilité des accès aux documents.

Audit et diagnostic

De la prise en charge des archives physiques à leur conservation sécurisée, GISCO SYSTEMS spécialisée dans la gestion des archives en Algérie proposent à ses clients des solutions sur mesure et les aident à mettre en place un système d’archivage dont la priorité est de gérer les documents d’archives à moindre coût dans le respect des obligations légales et avec une sécurité maximale des documents

Gestion et traitement de vos archives papier

Gisco Systems  vous propose des solutions de gestion adaptées à vos besoins d’archivage papier, complétées par une gamme de fournitures d’archivage (boîtes archives…) et de services de numérisation de documents.

  1. Réalisation de l’inventaire de vos fonds, leurs tri, et leurs classement
  2. Conservation et gestion des archives au sein de nos centres sécurisés
  3. Recherche et livraison de documents avec numérisation à la demande
  4. Mise sous système de gestion des archives full web
  5. Élimination des documents dont la durée de conservation légale est atteinte avec prise en charge de la destruction
  6. Mise en place de plans de classement selon le type d’activité et l’archives
  7. Mise en place du calendrier de conservation suivant la réglementation en vigueur
  8. Mise en place de charte d’archivage et guide des procédures