Archivage physique, les règles de l’art

Objectifs :

Définir la place de la gestion des documents et des archives dans l’entreprise
Connaître les étapes de mise en œuvre d’un système de gestion des archives
Comprendre et s’initier au Records Management,
Principes et champs de l’organisation et la gestion des documents d’archives,
Développement d’un programme de Records Management.
Acquérir des notions de base autour de l’archivage électronique

Démarche :

Exposés théoriques appuyés par des présentations d’études de cas.
Exercices de compréhensions et quiz
Exercices de construction d’un plan de classement et d’un référentiel de durée de conservation.

Plan de la formation

Partie 1 : définition, concepts, législation, normes des archives (1,5j)

En donnant une définition sommaire des archives, leurs créations, les utilisations futures de ces derniers avec la définition des actants ou les artisans de ces archives au sein d’une organisation , cette première partie donne un aperçu général sur le monde des archives.

Elle définit d’abord, de façon sommaire,  les archives, leur création, leurs utilisateurs et leurs artisans pour que nous puissions mieux  connaître et comprendre les « comment? » qui vont nous assister tout au long de la formation.

1. Il s’agit de définir en premier lieu quels sont les  contextes qui peuvent nous amenez autant qu’entreprise économique à penser aux archives et pour quels finalités, chose qui nous conduit à piloter le projet par la finalité et essayer de trouver une réponse à une première  question : pour quoi créer des archives ?

2. analyser profondément les raisons et les besoins qui peuvent nous amener au processus de création d’archives, et quels seront les profils d’utilisateurs, ce qui nous amènent à essayer de trouver une réponse à la deuxième  question : pour qui ?

3. Une troisième question nous viens à l’esprit juste après les deux première à savoir : qui seront les  acteurs de ces archives, et les producteurs et les professionnels chargés de leurs traitement; d’où la réponse à la troisième question : par qui ?

Détails :

  • Présentation
  • Définitions
  • Quelles archives pour quels documents
  • Législations nationale
  • C’est quoi au juste le mot « archives »
  • Les utilisateurs des archives
  • Les archives (point de vue de l’archiviste)
  • Bien comprendre la définition officielle….

Partie 2 : mise en place et gestion d’un service archive : les règles de l’art !  (2 j)

Cette deuxième partie a pour objectif de donner aux stagiaires les éléments pratiques pour l’organisation d’un service archives définitives au sein de leur organisation et de les aider à appréhender toutes les difficultés qui peuvent les rencontrer dans cette lourde tache.

Il permet de lister et de donner tous les points essentiels d’une organisation parfaite et trouver les solutions qui s’adaptent à chaque situation que peuvent rencontrer les stagiaires dans la création et l’organisation d’un service d’archives.

Détails :

  • Collecter les archives
  • Sensibilisation des services versants
  • Mise en place d’une stratégie de versement et d’élimination
  • Mise en place d’une procédure de gestion, de recollement et de traitement des archives
  • Mise en place d’outils pour la valorisation du fond archives

Partie 3 : Records management (RM) ou gestion des archives courantes et intermédiaires  (2j)

D’une importance majeur dans un contexte qui peut être marqué par les notions de responsabilité et de transparence dans l’acte de gestion dans les administrationsd’un coté,et par le développement des documents électroniques d’un autre ; la question du Records management (RM) ou gestion des archives courantes et intermédiaires deviens une question vital dans la vie de l’organisation

Cette partie est un vrai guide pratique qui permet aux stagiaires d’améliorer la gestion des archives courantes et intermédiaires dans leur organisation,   avec un    meilleur   fonctionnement etavec une plus   grande transparence des transactions commerciales entre l’organisation  et ses clients« Mobilis ATM » ainsi qu’une meilleure prise en charge des archives historiques.

Détails :

  • Contextes
  • Terminologie, vocabulaires, concepts et définitions
  • La norme internationale ISO 15489 information et documentation « Records Management »
  • Processus et procédures du Records Management
  • La mise en œuvre des notions d’archives courantes, intermédiaires et définitives.
  • Quels documents seront concernés
  • Comment s’impliquer en amont
  • Qui fait quoi
  • Le  pré-archivage  et  la  maîtrise  des  archives  courantes  et  intermédiaires  au  sein  même  des services  producteurs,
  • La responsabilité des services producteurs

Partie 4 : Mise en place d’outils RM (2 j)

  • Plan de classement
    • Qu’est-ce qu’un classement efficace ?
    • Analyser l’information et choisir une méthode de classement
    • Savoir structurer et titrer ses dossiers
    • Bâtir un plan pour faciliter l’accès au classement
    • Réorganiser son classement : préparer un plan d’action
  • La conservation des archives
  • La conservation curative
  • La conservation préventive
  • De la conservation préventive à la préservation

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